Privacy notice
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Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Veranstaltung "HCSE 2026 | VL/HCC 2026" von Dienstag, 29.09., bis Freitag, 02.10.2026, an der Universität Paderborn
[V1, 13.07.2026]
Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Veranstaltung "HCSE 2026 | VL/HCC 2026" von Dienstag, 29.09., bis Freitag, 02.10.2026. Damit kommt die Universität Paderborn ihren Informationspflichten gemäß Art. 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden: DS-GVO) nach. Hinsichtlich der im Folgenden verwendeten Begriffe, bspw. „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“ etc., wird auf die Definitionen in Art. 4 der DS-GVO verwiesen.
Für die Anmeldeseite und das Webangebot der Veranstaltung gilt darüber hinaus die allgemeine Datenschutzerklärung für das Webangebot der Universität Paderborn.
1. Kontaktdaten
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Veranstaltung "HCSE 2026 | VL/HCC 2026" von Dienstag, 29.09., bis Freitag, 02.10.2026, ist die Universität Paderborn, eine vom Land Nordrhein-Westfalen getragene rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch den Präsidenten Prof. Dr. Matthias Bauer vertreten.
1.1 Kontaktdaten des Verantwortlichen
Universität Paderborn
Warburger Straße 100
33098 Paderborn
Telefon: (0 52 51) 60-0
Web: https://www.upb.de
1.2 Betreiber der Webseite für die Indico-Anwendung (Anmeldeformulare)
Universität Paderborn
Zentrum für Informations- und Medientechnische Dienste (ZIM)
Telefon: (0 52 51) 60-55 44
E-Mail: zim@upb.de
1.3 Ansprechpartner für die HCSE 2026 | VL/HCC 2026
Prof. Dr. Stefan Sauer
E-Mail: sauer@upb.de
Telefon: (0 52 51) 60-68 20
Web: https://go.uni-paderborn.de/sts
1.4 Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Die Datenschutzbeauftragte erreichen Sie postalisch unter der Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:
E-Mail: datenschutz@uni-paderborn.de
Telefon: (0 52 51) 60-44 44
Web: https://www.uni-paderborn.de/universitaet/datenschutz/
2. Datenkategorien, Zweck/-e und Rechtsgrundlage/-n der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Im Rahmen der Veranstaltung "HCSE 2026 | VL/HCC 2026" von Dienstag, 29.09., bis Freitag, 02.10.2026 werden von der Universität Paderborn folgende Ihrer personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken und Rechtsgrundlagen verarbeitet:
A. Log-Daten:
In Bezug auf die Nutzung des Webseitenangebots der Universität Paderborn und die damit zusammenhängende Erfassung von Log-Daten wie bspw. abgerufene Webseite/-adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs oder Erheben und Speichern der IP-Adresse von Nutzer*innen verweisen wir auf die allgemeine Datenschutzerklärung für das Webangebot der Universität Paderborn.
B. Daten Anmeldeformular „11th International Working Conference on Human-Centered Software Engineering (HCSE 2026)“ (Pflichtfelder sind mit einem * markiert):
Personal Data
- Title*
- Academic Title
- First Name*
- Last Name*
- Email Address*
- Phone Number
- Organization*
- VAT Identification Number (if required on invoice)
- Additional Line
- Street Address*
- ZIP / Postal Code*
- City*
- State / Province*
- Country*
- Dietary preferences and restrictions*
- Other dietary restrictions (Description)
IFIP Membership
- Membership type (IFIP Member or not)*
- IFIP member organization (If IFIP Member incl. IFIP Technical Committees and their Working Groups)
- Your membership number (in IFIP member organization)
Participation
- Author Conference Registration (If Author, September 30 – October 1): Choosing ticket-options and providing EasyChair Paper-ID where applicable.
- Conference Registration (September 30 – October 1): Choosing ticket options (Advanced or Regular Registration, IFIP Member or not)
- 1-Day VL/HCC Conference Registration (October 2): Choosing ticket options (Advanced or Regular Registration, IEEE Member or not) Providing the IEEE membership type and IEEE membership number where applicable.
- Social Program: Providing information on attending the conference dinner, the HNF Computer Museum Tour & Visit and the reception where applicable.
- Additional tickets: Choosing options for additional tickets for the Conference Dinner and the Reception.*
- Organizational matters: Information whether an invoice with different billing information is needed. Different billing address details can be provided in the fields “Different Billing Address: Organization”, “Different Billing Address: Additional Line”, “Different Billing Address: Street Address”, “Different Billing Address: ZIP / Postal Code”, “Different Billing Address: City”, “Different Billing Address: State / Province”, “Different Billing Address: Country”. Making a description of different billing information where applicable.
Information whether a visa invitation letter is needed. Making further questions or comments where applicable.
Cancellation Policy and Declaration of Consent
- Acknowledgement of Cancellation Policy*
- Consent to the processing of personal data and a declaration that the privacy policy has been read and understood.*
C. Daten Anmeldeformular "IEEE Symposium on Visual Languages and Human-Centric Computing (VL/HCC 2026)" (Pflichtfelder sind mit einem * markiert)
Personal Data
- Title*
- Academic Title
- First Name*
- Last Name*
- Email Address*
- Phone Number
- Organization*
- VAT Identification Number (if required on invoice)
- Additional Line
- Street Address*
- ZIP / Postal Code*
- City*
- State / Province*
- Country*
- Dietary preferences and restrictions*
- Other dietary restrictions
IEEE Membership
- Membership type (IEEE Member or not)*
- IEEE Membership number (If IEEE Member)
Participation
- Author Conference Registration (If Author, September 30 – October 2): Choosing ticket-options and providing EasyChair Paper-ID where applicable.
- Conference Registration (September 30 – October 2): Choosing ticket options (Advanced or Regular Registration, IEEE Member or not).
- Graduate Consortium/Workshop Registration (September 29): Choosing ticket options (Advanced or Regular Registration, IEEE Member or not).
- Social Program: Providing Information on attending the conference dinner, the HNF Computer Museum Tour & Visit and the reception where applicable.
- Additional tickets: Choosing additional tickets for the Conference Dinner and the Reception where applicable.*
- Organizational matters: Information whether an invoice with different billing information is needed. Different billing address details can be provided in the fields “Different Billing Address: Organization”, “Different Billing Address: Additional Line”, “Different Billing Address: Street Address”, “Different Billing Address: ZIP / Postal Code”, “Different Billing Address: City”, “Different Billing Address: State / Province”, “Different Billing Address: Country”. Making a description of different billing information where applicable.
Information whether a visa invitation letter is needed. Making further questions or comments where applicable.
IEEE Policies, Cancellation Policy and Declaration of Consent
- Acceptance of IEEE Event Terms and Conditions*
- Acknowledgement of Cancellation Policy*
- Consent to the processing of personal data and a declaration that the privacy policy has been read and understood.*
Die Universität Paderborn weist darauf hin, dass diese Datenschutzerklärung die von der Universität Paderborn erfassten und verarbeiteten personenbezogenen Daten umfasst. Es werden ebenfalls personenbezogene Daten von der TU Delft verarbeitet, da sowohl für die HCSE 2026 als auch für die VL/HCC 2026 die von der TU Delft entwickelten und gehosteten Konferenzwebseiten „https://conf.researchr.org/“ genutzt werden. Es wird hierzu auf die Datenschutzinformationen der TU Delft verwiesen.
D. Fotos und Filmaufnahmen während der Veranstaltung
Während der Veranstaltung werden Fotos und/oder Filmaufnahmen gemacht. Die Aufnahmen dienen ausschließlich der Berichterstattung über die Veranstaltung sowie der Öffentlichkeitsarbeit. Ausgewählte Aufnahmen werden in Print- und Onlinemedien der Universität Paderborn sowie in durch die Universität Paderborn herausgegebenen Pressemitteilungen veröffentlicht. Teilnehmer*innen der Veranstaltung haben jederzeit das Recht und die Möglichkeit, die Fotografen darauf hinzuweisen, dass sie nicht aufgenommen werden möchten bzw. dass ihre Aufnahmen nicht veröffentlicht werden sollen. Sollen gezielt Aufnahmen von einzelnen Personen gemacht werden, so holt der Veranstalter vorab eine schriftliche Einwilligung zur Aufnahme und deren Nutzung ein.
E. Identitätskontrollen im Rahmen der Anmeldung während der Veranstaltung
Studierende erhalten vergünstigte Tickets und werden deshalb bei der Anmeldung gebeten, Dokumente vorzuzeigen, die den Studierendenstatus belegen (bspw. Studierendenausweis, Immatrikulationsbescheinigung).
F. Rechnungen
Rechnungen über die Teilnahmegebühren werden im pdf.-Format per E-Mail an die über das Anmeldeformular zur Verfügung gestellte E-Mail-Adresse geschickt.
Die o. g. Daten werden zum Zweck der Organisation und Durchführung der "HCSE 2026 | VL/HCC 2026" von Dienstag, 29.09., bis Freitag, 02.10.2026 erhoben.
Alle personenbezogenen Daten (Anmeldedaten und Fotos/Filmaufnahmen) werden auf Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a) DS-GVO verarbeitet. Rechtsgrundlage für das Anfertigen von Fotos/Filmaufnahmen ist ferner Art. 6 Abs. 1 UABs. 1 lit. e) DS-GVO, § 3 Abs. 1 DSG NRW i. V. m. § 3 Abs. 1, § 8 Abs. 6 HG NRW sowie für das Verwenden der Fotos und Filmaufnahmen Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e) DS-GVO, § 3 Abs. 1 DSG NRW, i. V. m. § 8 Abs. 6 HG NRW bzw. § 23 KUG. Es handelt sich hierbei um Aufnahmen, die für die Öffentlichkeitsarbeit erforderlich sind.
3. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Innerhalb der Universität Paderborn erhalten nur diejenigen Stellen und Beschäftigten Ihre personenbezogenen Daten, wenn diese befugt sind und sie diese zur Erfüllung des o. g. Zweckes benötigen.
Die Aufnahmen und weiteren personenbezogenen Daten von Ihnen, die verwendet werden können, werden wie im Folgenden beschrieben weitergegeben:
- Bei IFIP- und IEEE-Mitgliedern Weitergabe des Namens und der Mitgliedsnummer an IFIP oder IEEE zur Bestätigung des Mitgliedsstatus
- Veröffentlichung in Print- und Onlinemedien der Universität Paderborn
- Weitergabe an die Tagespresse über die Pressestelle der Universität Paderborn (örtliche Tagespresse wie bspw. Neue Westfälische und Westfalen-Blatt)
- Zur Erstellung von Printprodukten werden Ihre Aufnahmen an Dienstleister (Druckerei) weitergegeben.
- Social Media (LinkedIn)
Bei Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten in den sozialen Netzwerken (sowie durch Nutzung dieser Netzwerke) können durch die jeweiligen Anbieter ggf. weitere personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden. Auf die Datenverarbeitung auf Seiten der Anbieter hat die Universität Paderborn keinen oder nur begrenzten Einfluss.
Weitere Informationen finden Sie hier:
Sofern (technische) Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies im Bedarfsfall auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DS-GVO. Für Datenverarbeitungen, die mit anderen Verantwortlichen stattfinden, geschieht dies im Bedarfsfall auf Grundlage einer Vereinbarung gemäß Art. 26 DS-GVO. In Einzelfällen kann eine Offenlegung personenbezogener Daten auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen.
4. Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der "HCSE 2026 | VL/HCC 2026" an der Universität Paderborn wie oben beschrieben, verarbeiten, werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden. Mit dem Anmeldeformular erhobene Daten und für die Nachberichterstattung ausgewählte Fotos/Filmaufnahmen werden für eine Dauer von 5 Jahren gespeichert und dann gelöscht. Veröffentlichte Aufnahmen werden ggf. bis auf Widerruf gespeichert. Nicht für die Veröffentlichung ausgewählte Fotos/Filmaufnahmen werden unmittelbar nach Treffen der Auswahl vernichtet. Gegebenenfalls werden die Unterlagen vom Universitätsarchiv übernommen und dort in der Regel unbegrenzt aufbewahrt.
5. Betroffenenrechte
Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DS-GVO gewährten Rechte geltend machen; diese sind:
- das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden nach Maßgabe des Art. 15 DS-GVO, § 12 DSG NRW;
- das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen nach Maßgabe des Art. 16 DS-GVO;
- das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO, § 10 DSG NRW;
- das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
- das Recht auf Datenübertragung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 20 DS-GVO
6. Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Widerruflichkeit Ihrer Einwilligung
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e) DS-GVO erfolgt, Widerspruch nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO einzulegen. Das Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DS-GVO gegenüber einer öffentlichen Stelle besteht nicht, soweit an der Verarbeitung ein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, oder eine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (§ 14 DSG NRW). Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DS-GVO Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@uni-paderborn.de und sauer@upb.de.
Eine etwa erteilte Einwilligung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen ganz oder teilweise widerrufen werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO). Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Möchten Sie Ihre Einwilligung ganz oder teilweise widerrufen, genügt eine E-Mail an datenschutz@uni-paderborn.de und sauer@upb.de.
7. Recht auf Beschwerde
Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DS-GVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt; zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Telefon: 0211/38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.
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Information on the processing of personal data in connection with the “HCSE 2026 | VL/HCC 2026” event, taking place from Tuesday 29 September to Friday 2 October 2026 at Paderborn University
[V1, 13.07.2026]
This privacy notice describes the processing of your personal data in connection with the event “HCSE 2026 | VL/HCC 2026”, taking place from Tuesday 29 September to Friday 2 October 2026. In doing so, Paderborn University is fulfilling its information obligations under Article 13 of the EU General Data Protection Regulation (hereinafter: GDPR). With regard to the terms used below, such as ‘personal data’, ‘processing’, ‘controller’ etc., please refer to the definitions in Article 4 of the GDPR.
The general privacy policy for Paderborn University’s website also applies to the event’s registration page and website.
1. Contact details
Paderborn University, a public-law body with legal capacity funded by the State of North Rhine-Westphalia, is responsible for the processing of your personal data in connection with the “HCSE 2026 | VL/HCC 2026” event, taking place from Tuesday 29 September to Friday 2 October 2026. It is represented by its President, Prof. Dr Matthias Bauer.
1.1 Contact details of the data controller
Paderborn University
Warburger Straße 100
33098 Paderborn
Phone: +49 5251 60-0
Web: https://www.upb.de
1.2 Operator of the website for the Indico application (registration forms)
Paderborn University
Central IT and Media Services (ZIM)
Phone: +49 5251 60-5544
E-Mail: zim@upb.de
1.3 Contact person for HCSE 2026 | VL/HCC 2026
Prof. Dr. Stefan Sauer
E-Mail: sauer@upb.de
Phone: +49 5251 60-6820
Web: https://go.uni-paderborn.de/sts
1.4 Contact details of the data protection officer
You can contact the Data Protection Officer by post at the address of the data controller or as follows:
E-Mail: datenschutz@uni-paderborn.de
Phone: +49 5251 60-4444
Web: https://www.uni-paderborn.de/universitaet/datenschutz/
2. Categories of data, purpose(s) and legal basis(es) for the processing of your personal data
As part of the “HCSE 2026 | VL/HCC 2026” event, taking place from Tuesday 29 September to Friday 2 October 2026, Paderborn University will process the following personal data relating to you for the following purposes and on the following legal bases:
A. Log-Data:
With regard to the use of Paderborn University‘s website and the associated collection of log data – such as the web page or URL accessed, the date and time of access, or the collection and storage of users’ IP addresses – please refer to the general privacy policy for the Paderborn University‘s website.
B. Registration form for the “11th International Working Conference on Human-Centered Software Engineering (HCSE 2026)” (mandatory fields are marked with an *):
Personal Data
- Title*
- Academic Title
- First Name*
- Last Name*
- Email Address*
- Phone Number
- Organization*
- VAT Identification Number (if required on invoice)
- Additional Line
- Street Address*
- ZIP / Postal Code*
- City*
- State / Province*
- Country*
- Dietary preferences and restrictions*
- Other dietary restrictions
IFIP Membership
- Membership type (IFIP Member or not)*
- IFIP member organization (If IFIP Member incl. IFIP Technical Committees and their Working Groups)
- Your membership number (in IFIP member organization)
Participation
- Author Conference Registration (If Author, September 30 – October 1): Choosing ticket-options and providing EasyChair Paper-ID where applicable.
- Conference Registration (September 30 – October 1): Choosing ticket options (Advanced or Regular Registration, IFIP Member or not)
- 1-Day VL/HCC Conference Registration (October 2): Choosing ticket options (Advanced or Regular Registration, IEEE Member or not) Providing the IEEE membership type and IEEE membership number where applicable.
- Social Program: Providing information on attending the conference dinner, the HNF Computer Museum Tour & Visit and the reception where applicable.
- Additional tickets: Choosing options for additional tickets for the Conference Dinner and the Reception.*
- Organizational matters: Information whether an invoice with different billing information is needed. Different billing address details can be provided in the fields “Different Billing Address: Organization”, “Different Billing Address: Additional Line”, “Different Billing Address: Street Address”, “Different Billing Address: ZIP / Postal Code”, “Different Billing Address: City”, “Different Billing Address: State / Province”, “Different Billing Address: Country”. Making a description of different billing information where applicable.
Information whether a visa invitation letter is needed. Making further questions or comments where applicable.
Cancellation Policy and Declaration of Consent
- Acknowledgement of Cancellation Policy*
- Consent to the processing of personal data and a declaration that the privacy policy has been read and understood.*
C. Registration form for the “IEEE Symposium on Visual Languages and Human-Centric Computing (VL/HCC 2026)” (mandatory fields are marked with an *)
Personal Data
- Title*
- Academic Title
- First Name*
- Last Name*
- Email Address*
- Phone Number
- Organization*
- VAT Identification Number (if required on invoice)
- Additional Line
- Street Address*
- ZIP / Postal Code*
- City*
- State / Province*
- Country*
- Dietary preferences and restrictions*
- Other dietary restrictions
IEEE Membership
- Membership type (IEEE Member or not)*
- IEEE Membership number (If IEEE Member)
Participation
- Author Conference Registration (If Author, September 30 – October 2): Choosing ticket-options and providing EasyChair Paper-ID where applicable.
- Conference Registration (September 30 – October 2): Choosing ticket options (Advanced or Regular Registration, IEEE Member or not).
- Graduate Consortium/Workshop Registration (September 29): Choosing ticket options (Advanced or Regular Registration, IEEE Member or not).
- Social Program: Providing Information on attending the conference dinner, the HNF Computer Museum Tour & Visit and the reception where applicable.
- Additional tickets: Choosing additional tickets for the Conference Dinner and the Reception where applicable.*
- Organizational matters: Information whether an invoice with different billing information is needed. Different billing address details can be provided in the fields “Different Billing Address: Organization”, “Different Billing Address: Additional Line”, “Different Billing Address: Street Address”, “Different Billing Address: ZIP / Postal Code”, “Different Billing Address: City”, “Different Billing Address: State / Province”, “Different Billing Address: Country”. Making a description of different billing information where applicable.
Information whether a visa invitation letter is needed. Making further questions or comments where applicable.
IEEE Policies, Cancellation Policy and Declaration of Consent
- Acceptance of IEEE Event Terms and Conditions*
- Acknowledgement of Cancellation Policy*
- Consent to the processing of personal data and a declaration that the privacy policy has been read and understood.*
Paderborn University would like to point out that this privacy policy covers the personal data collected and processed by Paderborn University. Personal data is also processed by TU Delft, as the conference websites „ https://conf.researchr.org/ ”, developed and hosted by TU Delft, are used for both HCSE 2026 and VL/HCC 2026. Please refer to TU Delft’s privacy policy for further information.
D. Photos and video footage taken during the event
Photographs and/or video footage will be taken during the event. The material will be used solely for the purpose of reporting on the event and for public relations purposes. Selected images will be published in Paderborn University’s print and online media, as well as in press releases issued by Paderborn University. Participants in the event have the right and the opportunity at any time to inform the photographers that they do not wish to be photographed or that their images should not be published. Should specific photographs of individual persons be taken, the organiser will obtain written consent in advance for the taking and use of such photographs.
E. ID checks as part of the registration process during the event
Students are eligible for discounted tickets and are therefore asked to present documents proving their student status (e.g. student ID card, certificate of enrolment) when registering.
F. Invoices
Invoices for the participation fees will be sent in PDF format by email to the email address provided on the registration form.
The above-mentioned data will be collected for the purpose of organising and running the “HCSE 2026 | VL/HCC 2026” from Tuesday 29 September to Friday 2 October 2026.
All personal data (registration details and photographs/video recordings) will be processed on the basis of consent in accordance with Article 6(1)(a) of the GDPR. The legal basis for taking photographs and video recordings is also Article 6(1)(e) of the GDPR, Section 3(1) of the DSG NRW in conjunction with Section 3(1) and Section 8(6) of the HG NRW; and for the use of the photographs and video recordings, Article 6(1)(e) of the GDPR, Section 3(1) of the DSG NRW, in conjunction with Section 8(6) of the HG NRW resp. Section 23 of the KUG. These are recordings that are necessary for public relations work.
3. Recipients of your personal data
Within Paderborn University, your personal data will only be disclosed to those departments and staff members who are authorised to receive it and who require it to fulfil the purpose stated above.
The recordings and other personal data relating to you that may be used will be disclosed as described below:
- For IFIP and IEEE members, disclosure of their Last Name, First Name, membership status and membership number to IFIP or IEEE to confirm their membership status
- Publication in Paderborn University’s print and online media
- Disclosure to the daily press via Paderborn University’s press office (local daily newspapers such as the *Neue Westfälische* and *Westfalen-Blatt*)
- Your photographs will be passed on to service providers (printers) for the production of printed materials.
- Social media (LinkedIn)
When your personal data is used on social media platforms (and when you use these platforms), the respective providers may process further personal data relating to you. The University of Paderborn has little or no influence over the data processing carried out by these providers.
Further information can be found here:
Where (technical) service providers are granted access to personal data, this is done, where necessary, on the basis of a contract in accordance with Article 28 of the GDPR. Where data processing is carried out jointly with other controllers, this is done, where necessary, on the basis of an agreement in accordance with Article 26 of the GDPR. In individual cases, personal data may be disclosed on the basis of a statutory authorisation.
4. Retention period for your personal data
Your personal data, which we process as part of the “HCSE 2026 | VL/HCC 2026” at the University of Paderborn as described above, will generally be deleted as soon as it is no longer required for the purposes for which it was collected. Data collected via the registration form and photographs/video footage selected for post-event reporting will be stored for a period of 5 years and then deleted. Published material may be stored until further notice. Photographs/video footage not selected for publication will be destroyed immediately after the selection process. Where applicable, the documents will be transferred to the University Archives, where they are generally retained indefinitely.
5. Rights of data subjects
As a data subject, you may at any time exercise the rights granted to you under the GDPR; these are:
- the right to be informed as to whether and which of your personal data are being processed, in accordance with Article 15 of the GDPR and Section 12 of the DSG NRW;
- the right to request the rectification or completion of your personal data, in accordance with Article 16 of the GDPR;
- the right to erasure of your personal data in accordance with Article 17 of the GDPR and Section 10 of the DSG NRW;
- the right to request a restriction on the processing of your personal data in accordance with Article 18 of the GDPR;
- the right to data portability in respect of your personal data in accordance with Article 20 of the GDPR
6. Objection to the processing of your personal data and the right to withdraw your consent
You have the right, on grounds relating to your particular situation, to object at any time, in accordance with Article 21 of the GDPR, to the processing of personal data concerning you which is carried out on the basis of Article 6(1)(e) of the GDPR. The right to object under Article 21 of the GDPR does not apply in relation to a public authority where there is an overriding public interest in the processing which outweighs the interests of the data subject, or where a legal provision requires the processing (Section 14 of the Data Protection Act of North Rhine-Westphalia (DSG NRW)). If you wish to exercise your right to object under Article 21 of the GDPR, simply send an E-Mail to datenschutz@uni-paderborn.de and sauer@upb.de .
Any consent given may be withdrawn in whole or in part at any time without giving reasons. Withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out on the basis of the consent prior to its withdrawal (Article 7(3) of the GDPR). As a result, we may no longer continue data processing based on this consent in future. If you wish to withdraw your consent in whole or in part, simply send an E-Mail to datenschutz@uni-paderborn.de and sauer@upb.de .
7. Right to complain
In addition to the rights set out above, you have the right to lodge a complaint with the data protection supervisory authority (Article 77 of the GDPR) if you believe that the processing of your personal data infringes this Regulation; for example, with the Regional Commissioner for Data Protection and Freedom of Information in North Rhine-Westphalia, who is responsible for the University, PO Box 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Phone: 0211/38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de .