Privacy notice
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Veranstaltung "SE23 | SEUH 2023 | deRSE23" von Montag, 20.02., bis Freitag, 24.02.2023, an der Universität Paderborn
[V3, 23.12.2022]
Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Veranstaltung "SE23 | SEUH 2023 | deRSE23" von Montag, 20.02., bis Freitag, 24.02.2023. Damit kommt die Universität Paderborn ihren Informationspflichten gemäß Art. 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden: DS-GVO) nach. Hinsichtlich der im Folgenden verwendeten Begriffe, bspw. „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“ etc., wird auf die Definitionen in Art. 4 der DS-GVO verwiesen.
Für die Anmeldeseite und das Webangebot der Veranstaltung gilt darüber hinaus die allgemeine Datenschutzerklärung für das Webangebot der Universität Paderborn.
1. Kontaktdaten
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Veranstaltung "SE23 | SEUH 2023 | deRSE23“ von Montag, 20.02., bis Freitag, 24.02.2023, ist die Universität Paderborn, eine vom Land NRW getragene rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Präsidentin Prof. Dr. Birgitt Riegraf vertreten.
1.1 Kontaktdaten des Verantwortlichen
Universität Paderborn
Warburger Straße 100
33098 Paderborn
Telefon: (0 52 51) 60-0
Web: https://www.uni-paderborn.de
1.2 Betreiber der Webseite
Universität Paderborn
Zentrum für Informations- und Medientechnologien (IMT)
Telefon: (0 52 51) 60-55 44
E-Mail: imt@upb.de
1.3 Ansprechpartner für die SE23 | SEUH 2023 | deRSE23
Prof. Dr. Gregor Engels
E-Mail: engels@upb.de
Telefon: (0 52 51) 60-68 17
Web: https://www.upb.de
1.4 Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Die Datenschutzbeauftragte erreichen Sie postalisch unter der Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:
E-Mail: datenschutz@uni-paderborn.de
Telefon: (0 52 51) 60-44 44
Web: https://www.uni-paderborn.de/datenschutz
2. Datenkategorien, Zweck/-e und Rechtsgrundlage/-n der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Im Rahmen der Veranstaltung "SE23 | SEUH 2023 | deRSE23" vom 20.02. bis 24.02.2023 werden von der Universität Paderborn folgende Ihrer personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken und Rechtsgrundlagen verarbeitet:
A. Log-Daten:
In Bezug auf die Nutzung des Webseitenangebots der Universität Paderborn und die damit zusammenhängende Erfassung von Log-Daten wie bspw. abgerufene Webseite/-adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs oder Erheben und Speichern der IP-Adresse von Nutzer*innen verweisen wir auf die allgemeine Datenschutzerklärung für das Webangebot der Universität Paderborn.
B. Daten Anmeldeformular „Software Engineering 2023“ (Pflichtfelder sind mit einem * markiert):
Persönliche Daten
- Anrede*
- Titel
- Vorname*
- Nachname*
- E-Mail-Adresse*
- Telefon-Nummer
- Position
- Organisation*
- Straße und Hausnr.*
- Ergänzende Adressangaben
- Postleitzahl*
- Ort*
- Land*
- GI-Mitgliedsnummer
- deRSE-Mitgliedsnummer
- Speisenpräferenz
- Allergien und Unverträglichkeiten bei Speisen
- Sponsor*in (Anhaken, wenn ja)
Angaben zur Teilnahme
- Workshops vom 20.02. bis 21.02.2023 / SE-Hochschullehrertreffen am 21.02.2023 (Teilnahme- und Ticketoptionen auswählen)
- Software Engineering (SE)-Haupttagung vom 22.02. - 24.02.2023 incl. Empfang und Konferenzdinner (Ticketoptionen auswählen)
- Industrietag am 23.02.2023 incl. Konferenzdinner (Ticketoptionen auswählen)
- Software Engineering im Unterricht an Hochschulen - SEUH vom 23.02. - 24.02.2023 incl. Konferenzdinner (Ticketoptionen auswählen)
- Teilnahme an Student Talks am 21.02.2023 als Bachelor- oder Master-Studierende*r
- Teilnahme an Software Engineering (SE)-Haupttagung vom 22.02. - 24.02.2023 incl. Empfang und Konferenzdinner als Bachelor- oder Master-Studierende*r (Ticketoptionen auswählen)
- Heinz Nixdorf Museums Forum (HNF)-Führungen am 22.02. und 23.02.2023 (Teilnahmeoption auswählen)
- Stadtführung am 22.02.2023, 18:00 Uhr
- Konferenzdinner am 23.02.2023 - Zusatzticket
- Rechnung gewünscht (Anhaken, wenn ja; Versand der Rechnung an die von dem Teilnehmer*der Teilnehmerin angegebene E-Mail-Adresse)
Einwilligungserklärungen
- Einverständnis mit Anfertigung und Veröffentlichung von Foto- und Filmaufnahmen*
- Einwilligungserklärung in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Veranstaltungsorganisation*
C. Daten Anmeldeformular "deRSE23" (Pflichtfelder sind mit einem * markiert)
Persönliche Daten
- Vorname/First Name*
- Nachname/Last Name
- Name auf Namensschild / your badge name*
- Position / job title*
- E-Mail-Adresse / E-Mail-Adress*
- Adresse / Address*
- Land/Country*
- Bundesland / Federal State
- Hilfe für Besuch benötigt
- Affiliation (fürs Namensschild / for badge)*
- Wissenschaftsorganisation / research organisation
- GI-Mitgliedsnummer
- de-RSE Mitglied / member
Angaben zur Teilnahme
- Ticketoptionen (Gewünschte Ticketoption angeben und Angabe, ob eine formale Einladung benötigt wird*)
- Museumsbesuch / museum visit
- Optionen für Mittwoch (Auswahl)
- Teilnahme an Treffen der Allianzinitiative AG 2 (Anhaken, wenn ja)
- Bändchen und Verpflegung / Lanyards and Catering (Angabe ob Bändchen mitgebracht werden, Angabe zur Teilnahme am Conference Dinner und Angabe zu Lebensmittelunverträglichkeiten)
- Helfen/Volunteering (Angabe, ob Helfertätigkeiten übernommen werden Angabe zu technical skills and experience und Bestätigung, dass die Angaben zu den Helfertätigkeiten gelesen und verstanden wurden).
- T-Shirt (Kauf ja/nein)
- Rechnung erwünscht (ja/nein)
Einwilligungserklärungen
- Kenntnisnahme von der Information, dass Foto- und Filmaufnahmen während der Veranstaltung für die interne Dokumentation angefertigt werden (media permission)*
- Einverständnis zur Kontaktaufnahme via E-Mail im Nachgang zur Veranstaltung
- Einverständniserklärung in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Veranstaltungsorganisation (Privacy)*
Die Universität Paderborn weist darauf hin, dass diese Datenschutzerklärung die von der Universität Paderborn erfassten und verarbeiteten personenbezogenen Daten umfasst. Es werden ebenfalls personenbezogene Daten von de-RSE e. V. verarbeitet. Weiteres regelt die Datenschutzordnung der deRSE23-Konferenz. Hinsichtlich der gemeinsam vorgenommenen Verarbeitung personenbezogener Daten wurde zwischen der Universität Paderborn und dem de-RSE e. V. eine Vereinbarung geschlossen.
D. Fotos und Filmaufnahmen während der Veranstaltung
Während der Veranstaltung werden Fotos und/oder Filmaufnahmen gemacht. Die Aufnahmen dienen ausschließlich der Berichterstattung über die Veranstaltung sowie der Öffentlichkeitsarbeit. Ausgewählte Aufnahmen werden in Print- und Onlinemedien der Universität Paderborn sowie in durch die Universität Paderborn herausgegebenen Pressemitteilungen veröffentlicht. Teilnehmer*innen der Veranstaltung haben jederzeit das Recht und die Möglichkeit, die Fotografen darauf hinzuweisen, dass sie nicht aufgenommen werden möchten bzw. dass ihre Aufnahmen nicht veröffentlicht werden sollen. Sollen gezielt Aufnahmen von einzelnen Personen gemacht werden, so holt der Veranstalter vorab eine schriftliche Einwilligung zur Aufnahme und deren Nutzung ein.
E. Identitätskontrollen im Rahmen der Anmeldung während der Veranstaltung
Studierende erhalten vergünstigte Tickets und werden deshalb bei der Anmeldung gebeten, Dokumente vorzuzeigen, die den Studierendenstatus belegen (bspw. Studierendenausweis, Immatrikulationsbescheinigung).
Die o. g. Daten werden zum Zweck der Organisation und Durchführung der "SE23 | SEUH 2023 | deRSE23“ erhoben.
Alle personenbezogenen Daten (Anmeldedaten und Fotos/Filmaufnahmen) werden auf Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a) DS-GVO verarbeitet. Rechtsgrundlage für das Anfertigen von Fotos/Filmaufnahmen ist ferner Art. 6 Abs. 1 UABs. 1 lit. e) DS-GVO, § 3 Abs. 1 DSG NRW i. V. m. § 3 Abs. 1, § 8 Abs. 6 HG NRW sowie für das Verwenden der Fotos und Filmaufnahmen Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e), DS-GVO, § 3 Abs. 1 DSG NRW, i. V. m. § 8 Abs. 6 HG NRW bzw. § 23 KUG. Es handelt sich hierbei um Aufnahmen, die für die Öffentlichkeitsarbeit erforderlich sind.
3. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Die Aufnahmen und weiteren personenbezogenen Daten von Ihnen, die verwendet werden können, werden wie im Folgenden beschrieben weitergegeben:
- Bei GI- und deRSE-Mitgliedern Weitergabe des Namens an GI e. V. und/oder de-RSE e. V. zur Bestätigung des Mitgliedsstatus
- Veröffentlichung in Print- und Onlinemedien der Universität Paderborn
- Weitergabe an die Tagespresse über die Pressestelle der Universität Paderborn (örtliche Tagespresse wie bspw. Neue Westfälische und Westfalen-Blatt)
- Weitergabe an InnoZent OWL e. V. zur Veröffentlichung im Newsletter
- Zur Erstellung von Printprodukten werden Ihre Aufnahmen an Dienstleister (Druckerei) weitergegeben.
- Social Media (Twitter, LinkedIn)
Bei Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten in den sozialen Netzwerken (sowie durch Nutzung dieser Netzwerke) können durch die jeweiligen Anbieter ggf. weitere personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden. Auf die Datenverarbeitung auf Seiten der Anbieter hat die Universität Paderborn keinen oder nur begrenzten Einfluss. Weitere Informationen finden Sie hier:
- Twitter: https://twitter.com/de/privacy
- LinkedIn: https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy
Sofern (technische) Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies im Bedarfsfall auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DS-GVO. Für Datenverarbeitungen, die mit anderen Verantwortlichen stattfinden, geschieht dies im Bedarfsfall auf Grundlage einer Vereinbarung gemäß Art. 26 DS-GVO. In Einzelfällen kann eine Offenlegung personenbezogener Daten auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen.
4. Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der "SE23 | SEUH 2023 | deRSE23“ an der Universität Paderborn wie oben beschrieben, verarbeiten, werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden. Mit dem Anmeldeformular erhobene Daten und für die Nachberichterstattung ausgewählte Fotos/Filmaufnahmen werden für eine Dauer von 5 Jahren gespeichert und dann gelöscht. Veröffentlichte Aufnahmen werden ggf. bis auf Widerruf gespeichert. Nicht für die Veröffentlichung ausgewählte Fotos/Filmaufnahmen werden unmittelbar nach Treffen der Auswahl vernichtet. Gegebenenfalls werden die Unterlagen vom Universitätsarchiv übernommen und dort in der Regel unbegrenzt aufbewahrt.
5. Betroffenenrechte
Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DS-GVO gewährten Rechte geltend machen; diese sind:
- das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden nach Maßgabe des Art. 15 DS-GVO, § 12 DSG NRW;
- das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen nach Maßgabe des Art. 16 DS-GVO;
- das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO, § 10 DSG NRW;
- das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
- das Recht auf Datenübertragung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 20 DS-GVO
6. Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Widerruflichkeit Ihrer Einwilligung
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e) DS-GVO erfolgt, Widerspruch nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO einzulegen. Das Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DS-GVO gegenüber einer öffentlichen Stelle besteht nicht, soweit an der Verarbeitung ein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, oder eine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (§ 14 DSG NRW). Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DS-GVO Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@uni-paderborn.de und/oder engels@upb.de.
Eine etwa erteilte Einwilligung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen ganz oder teilweise widerrufen werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO). Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Möchten Sie Ihre Einwilligung ganz oder teilweise widerrufen, genügt eine E-Mail an datenschutz@uni-paderborn.de und/oder engels@upb.de.
7. Recht auf Beschwerde
Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DS-GVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt; zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Telefon: 0211/38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.